Termini di pagamento, contestazioni e regole di fatturazione su ExusTrans

Panoramica delle regole finanziarie su ExusTrans

ExusTrans opera come marketplace logistico digitale e mette a disposizione strumenti sicuri per la fatturazione e i pagamenti. Tutte le transazioni finanziarie sono disciplinate da regole trasparenti progettate per tutelare sia i clienti sia i vettori.

• 💳 Elaborazione sicura dei pagamenti
• 📄 Fatturazione standardizzata
• ⚖️ Conformità legale
• 🔒 Prevenzione delle frodi
• 📊 Reportistica trasparente

Termini di pagamento

I termini di pagamento definiscono quando e come le fatture devono essere saldate dagli utenti.

• 📅 Clienti approvati: 30 giorni data fattura
• 💳 Clienti standard: pagamento immediato
• 🧾 Termini di pagamento indicati su ogni fattura
• ⚠️ Ritardi nei pagamenti monitorati automaticamente

Il mancato rispetto dei termini di pagamento può comportare limitazioni dell’account.

Ritardi di pagamento e limitazioni dell’account

Le fatture non pagate entro il termine concordato sono considerate scadute.

• ⏳ Solleciti automatici per scadenza superata
• 📧 Notifiche di pagamento
• 🔒 Limitazioni temporanee dell’account
• 🚫 Sospensione in caso di ritardi ripetuti
• ⚖️ Possibile recupero legale del credito

ExusTrans si riserva il diritto di limitare l’accesso alla piattaforma fino al saldo degli importi in sospeso.

Contestazioni di fattura e processo di verifica

Gli utenti che ritengono che una fattura contenga informazioni errate possono presentare una contestazione per verifica.

• 📅 Le contestazioni devono essere inviate entro 14 giorni
• 📄 Documentazione di supporto richiesta
• 🧠 Verifica da parte del team di fatturazione
• 📑 Analisi dei registri della piattaforma
• ✏️ Emissione di correzioni quando giustificato

Le fatture non contestate entro il periodo consentito si considerano accettate.

Correzioni, rettifiche e note di credito

Quando vengono confermati errori di fatturazione, ExusTrans può emettere correzioni o note di credito.

• 📝 Correzioni di fattura
• 📉 Note di credito
• 📄 Documenti revisionati
• 📆 Piani di pagamento aggiornati

Tutte le correzioni sono documentate e archiviate per finalità di conformità.

Rimborsi e annullamenti

Rimborsi e rettifiche di fatturazione possono applicarsi in caso di annullamento dell’ordine di trasporto o circostanze eccezionali.

• ❌ Annullamento prima del ritiro: possibile rimborso
• 🚛 Trasporto non riuscito: verifica del caso
• 💶 Fatturazione parziale ove applicabile
• 🧾 Nota di credito invece di rimborso in contanti
• 🧠 Valutazione del singolo caso

Le decisioni sui rimborsi si basano sui registri della piattaforma, sulla cronologia della chat e sugli obblighi contrattuali.

Mancate consegne e situazioni eccezionali

In rari casi, i servizi di trasporto possono essere interrotti a causa di fattori tecnici, logistici o esterni.

• 🌧️ Forza maggiore
• 🚧 Ritardi alle frontiere
• ⚠️ Guasti del veicolo
• 📄 Documentazione richiesta
• 🧠 Risoluzione caso per caso

ExusTrans valuta ogni situazione singolarmente per determinare le conseguenze sulla fatturazione.

Responsabilità degli utenti e conformità legale

ExusTrans opera come piattaforma digitale. Gli utenti restano responsabili dei propri obblighi legali e finanziari.

• 🧾 Dichiarazioni IVA
• 📄 Registrazioni contabili
• 📑 Documentazione doganale
• 🏢 Licenze aziendali
• ⚖️ Conformità normativa

ExusTrans non agisce come consulente fiscale, rappresentante doganale o rappresentante legale.

Prevenzione delle frodi e controlli di sicurezza

La piattaforma implementa meccanismi di sicurezza per prevenire frodi e comportamenti abusivi.

• 🔍 Monitoraggio delle transazioni
• 🔐 Verifica dell’identità
• 🚫 Rilevamento degli abusi
• 📊 Analisi del rischio
• ⚠️ Verifiche sugli account

Attività sospette possono comportare la sospensione temporanea o permanente dell’account.

Conservazione dei dati e archiviazione finanziaria

Fatture e registrazioni finanziarie vengono conservate in conformità ai requisiti legali belgi e dell’UE.

• 📁 Archiviazione digitale sicura
• 🔒 Accesso conforme al GDPR
• 📅 Conservazione a lungo termine
• 📊 Disponibilità per audit

Gli utenti sono invitati a mantenere i propri archivi finanziari.

Limitazione della responsabilità della piattaforma

ExusTrans fornisce strumenti tecnici per fatturazione e pagamenti, ma non garantisce risultati commerciali.

• ⚖️ Nessuna responsabilità per perdite commerciali
• 🚫 Nessuna responsabilità per condotte scorrette degli utenti
• 📄 Nessuna garanzia di recupero dei pagamenti
• 🧠 Piattaforma come intermediario

Gli utenti restano pienamente responsabili degli obblighi contrattuali reciproci.

Risoluzione delle contestazioni e comunicazione

ExusTrans incoraggia una comunicazione professionale e trasparente tra gli utenti.

• 💬 Messaggistica della piattaforma
• 📧 Ticket di supporto
• 🧠 Supporto alla mediazione
• 📄 Registrazioni scritte

Tutte le comunicazioni relative alle contestazioni dovrebbero rimanere all’interno della piattaforma.

Vantaggi di regole di fatturazione strutturate

Regole chiare su pagamenti e contestazioni migliorano l’affidabilità della piattaforma e la fiducia degli utenti.

• ✅ Riduzione dei conflitti
• ✅ Pagamenti più rapidi
• ✅ Migliore flusso di cassa
• ✅ Sicurezza legale
• ✅ Collaborazione professionale

❓ Domande frequenti (FAQ)

Quando devo pagare la mia fattura?

Il pagamento deve essere effettuato secondo il termine di pagamento indicato in fattura. I clienti approvati hanno 30 giorni, mentre i clienti standard devono pagare immediatamente.

Cosa succede se pago in ritardo?

I ritardi di pagamento possono comportare solleciti, limitazioni temporanee dell’account o sospensione fino al saldo degli importi in sospeso.

Il mio account può essere sospeso per fatture non pagate?

Sì. Ritardi ripetuti o fatture non pagate possono comportare limitazioni temporanee o permanenti dell’account.

Come posso contestare una fattura?

Le contestazioni di fattura devono essere inviate tramite il supporto ExusTrans entro 14 giorni e devono includere documentazione di supporto.

Cosa succede se non contesto una fattura?

Le fatture non contestate entro il periodo consentito si considerano accettate e devono essere pagate.

Le fatture possono essere corrette dopo l’emissione?

Sì. Se viene confermato un errore, ExusTrans può emettere una fattura corretta o una nota di credito.

Come vengono gestiti i rimborsi?

I rimborsi vengono valutati singolarmente e di norma sono gestiti tramite note di credito anziché pagamenti diretti in contanti.

Cosa succede se un trasporto non va a buon fine o viene annullato?

I trasporti non riusciti o annullati vengono esaminati caso per caso. Possono applicarsi rettifiche di fatturazione a seconda delle circostanze.

ExusTrans garantisce che io venga pagato?

No. ExusTrans fornisce strumenti di pagamento, ma non garantisce il recupero dei pagamenti tra gli utenti.

Chi è responsabile dell’IVA e della rendicontazione fiscale?

Ogni azienda è responsabile delle proprie dichiarazioni IVA, adempimenti fiscali e obblighi contabili.

ExusTrans fornisce consulenza legale o finanziaria?

No. ExusTrans mette a disposizione strumenti tecnici di fatturazione, ma non sostituisce consulenti professionali legali, fiscali o contabili.

Come vengono risolte le contestazioni tra clienti e vettori?

ExusTrans può fornire supporto alla mediazione, ma gli utenti restano responsabili della risoluzione delle controversie contrattuali.

I miei dati di pagamento sono al sicuro?

Sì. ExusTrans utilizza connessioni criptate e provider di pagamento sicuri per proteggere i dati finanziari.

Per quanto tempo vengono conservate le fatture?

Le fatture vengono conservate in modo sicuro in conformità ai requisiti legali di conservazione belgi e dell’UE.

ExusTrans può modificare le regole di pagamento?

Sì. Le regole di pagamento e fatturazione possono essere aggiornate quando richiesto dalla legge o dalle politiche della piattaforma. Gli utenti vengono informati di modifiche significative.

Conclusione

Definendo termini di pagamento chiari, procedure di contestazione e responsabilità legali, ExusTrans crea un ambiente stabile e affidabile per la collaborazione logistica. Queste regole tutelano gli utenti, supportano pratiche commerciali corrette e garantiscono la sostenibilità della piattaforma nel lungo periodo.