Dalle Offerte Completate alle Fatture – Come funziona la fatturazione su ExusTrans
Il flusso di fatturazione di ExusTrans è progettato per eliminare errori manuali, prevenire contestazioni e fornire una documentazione finanziaria chiara per tutti i servizi di trasporto completati.
Panoramica del flusso di fatturazione di ExusTrans
Ogni fattura su ExusTrans viene generata utilizzando dati verificati della piattaforma. Questo garantisce che in fatturazione vengano incluse solo le spedizioni completate e confermate.
- 🚛 L’ordine di trasporto viene completato
- 💬 L’offerta viene confermata in chat
- 📁 L’offerta viene archiviata come Offerta Completata
- 🧑💼 L’amministrazione verifica il periodo di fatturazione
- 🧾 La fattura viene generata
- 📄 Il PDF viene emesso e archiviato
Passaggio 1: Le offerte di trasporto vengono completate in chat
Dopo la consegna, entrambe le parti confermano il completamento nel sistema di chat di ExusTrans. Questa conferma rappresenta la chiusura ufficiale del servizio di trasporto.
- 📱 La conferma viene effettuata all’interno della chat
- 📦 Lo stato della consegna viene verificato
- 💬 Prezzo finale e costi vengono confermati
- 🔒 La registrazione viene bloccata per la fatturazione
Solo le offerte confermate integralmente da entrambe le parti possono passare alla fase di fatturazione.
Passaggio 2: Le offerte completate vengono archiviate come Offerte Completate
Una volta confermato, ogni trasporto concluso viene salvato nel sistema come Offerta Completata. Questa registrazione diventa il riferimento finanziario ufficiale per la fatturazione.
- 📌 Percorso: Il mio profilo → Offerte Completate
- 🧾 Prezzo finale concordato
- 🛣️ Pedaggi ed extra approvati
- 📍 Dettagli di percorso e consegna
- 🕒 Data e ora di completamento
Le Offerte Completate non possono essere modificate dopo la conferma. Questo garantisce l’integrità della fatturazione e impedisce modifiche retroattive.
Passaggio 3: Validazione e preparazione alla fatturazione
Prima della generazione della fattura, il sistema valida automaticamente tutte le Offerte Completate per garantire la coerenza dei dati.
- 🔍 Verifica dello stato di completamento
- 📄 Validazione di prezzi e costi
- 🏢 Controllo dei dati aziendali
- 💶 Verifica IVA e Paese
- ⚠️ Rilevamento di informazioni mancanti
Le offerte che non superano la validazione vengono temporaneamente escluse fino alla correzione.
Passaggio 4: L’amministrazione genera le fatture due volte al mese
Le fatture su ExusTrans vengono generate dagli amministratori secondo cicli di fatturazione fissi. Questo garantisce periodi contabili prevedibili.
- 📅 Periodo 1: 1st – 14th of the month
- 📅 Periodo 2: 15th – end of month
- 📊 Incluse solo le Offerte Completate validate
- 🧠 Raggruppamento automatico per Cliente e Vettore
Questo processo centralizzato di generazione garantisce coerenza e conformità normativa.
Passaggio 5: Calcolo automatico della commissione
ExusTrans applica una commissione standard di piattaforma ai servizi dei Vettori. La commissione viene calcolata in modo automatico e trasparente.
- 🧮 Aliquota standard: 20%
- 📌 Applicata al prezzo di trasporto netto
- ✅ Inclusa nella fattura al Cliente
- 📄 Visibile sui documenti di fatturazione
Questo sistema previene errori di prezzo e garantisce che i Vettori calcolino sempre correttamente le offerte.
Passaggio 6: Regole IVA e fiscali applicate automaticamente
Durante la creazione della fattura, il sistema determina il trattamento IVA corretto in base alla sede dell’azienda e ai dati di registrazione.
- 🇧🇪 IVA belga (21%) quando applicabile
- 🇪🇺 Reverse charge UE
- 🌍 Extra UE fuori campo
- 📑 Inserimento dei riferimenti normativi
Questo processo garantisce che le fatture siano conformi alle normative belghe ed europee.
Passaggio 7: Generazione delle fatture in PDF
Dopo calcolo e validazione, ExusTrans genera automaticamente fatture in PDF conformi ai requisiti di legge.
- 🧾 Numero fattura univoco
- 🏢 Identificazione aziendale
- 💶 Dettaglio prezzi
- 📑 Note IVA
- 📆 Data di emissione e periodo
Questi documenti PDF sono idonei per contabilità, audit e rendicontazione finanziaria.
Passaggio 8: Accesso e download delle fatture
Tutte le fatture generate vengono archiviate in modo sicuro negli account utente e restano accessibili in qualsiasi momento.
- 👤 Percorso: Il mio profilo → Fatture
- ⬇️ Download PDF con un clic
- 📊 Tracciamento dello stato della fattura
- 📁 Archivio storico
Si consiglia agli utenti di scaricare e archiviare le fatture per la propria contabilità.
Vantaggi del sistema di fatturazione ExusTrans
Il flusso di fatturazione automatizzato offre vantaggi significativi sia per i Clienti sia per i Vettori.
- ✅ Riduzione del carico amministrativo
- ✅ Prezzi trasparenti
- ✅ Minore rischio di contestazioni
- ✅ Documentazione pronta per audit
- ✅ Cicli di fatturazione prevedibili
❓ Domande frequenti (FAQ)
Quando un’offerta diventa un’Offerta Completata?
Un’offerta diventa un’Offerta Completata dopo che il trasporto è stato completato e entrambe le parti confermano la consegna in chat.
Dove posso vedere le mie Offerte Completate?
Puoi trovare tutti i lavori completati in Il mio profilo → Offerte Completate.
Posso modificare un’Offerta Completata dopo la conferma?
No. Le Offerte Completate vengono bloccate dopo la conferma per garantire una fatturazione trasparente e affidabile.
Con quale frequenza vengono generate le fatture?
Le fatture vengono generate due volte al mese: dal 1st al 14th e dal 15th fino alla fine del mese.
Chi genera le fatture?
Le fatture vengono generate dagli amministratori di ExusTrans utilizzando i dati verificati delle Offerte Completate.
Tutte le offerte completate sono incluse nella prossima fattura?
Sì. Tutte le Offerte Completate validate all’interno del periodo di fatturazione vengono incluse nella fattura successiva.
Come viene applicata la commissione del 20%?
La commissione viene calcolata automaticamente sul prezzo netto del Vettore e inclusa nella fattura finale.
Quando viene calcolata l’IVA?
L’IVA viene calcolata automaticamente durante la generazione della fattura, in base alla sede dell’azienda e ai dati di registrazione IVA.
Quando viene creata la fattura in PDF?
Le fatture in PDF vengono generate immediatamente dopo la chiusura e l’approvazione del ciclo di fatturazione.
Dove posso scaricare le mie fatture?
Tutte le fatture sono disponibili in Il mio profilo → Fatture e possono essere scaricate in qualsiasi momento.
Cosa succede se la mia Offerta Completata contiene informazioni errate?
Devi contattare immediatamente l’assistenza ExusTrans. Le correzioni possono essere effettuate solo prima della generazione della fattura.
Perché la mia Offerta Completata non è presente nella fattura?
Un’Offerta Completata può essere esclusa se è incompleta, in revisione o priva di dati obbligatori.
Posso ricevere fatture più frequentemente?
No. Le fatture vengono emesse secondo cicli di fatturazione fissi per garantire una contabilità coerente.
Per quanto tempo le fatture vengono conservate su ExusTrans?
Le fatture vengono conservate in modo sicuro nel tuo account e restano disponibili in conformità ai requisiti legali di conservazione.
Devo conservare copie delle mie fatture?
Sì. Gli utenti sono responsabili dello scaricamento e dell’archiviazione delle fatture per la propria contabilità e per i registri fiscali.
Conclusione
Dalla conferma in chat fino alla consegna del PDF finale, ExusTrans gestisce l’intero flusso di fatturazione in modo strutturato e trasparente. Utilizzando le Offerte Completate come unica fonte di verità, applicando automaticamente commissioni e regole IVA e generando documenti conformi, la piattaforma garantisce una fatturazione affidabile per tutti gli utenti.
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